Фото Piotr Bizior
Недавно писали про сервис управления видеоконтентом Panopto. У них в блоге есть пост о том, какие популярные советы по проведению эффективных встреч на самом деле применять не стоит. Коллекция советов собрана из уважаемых источников типа Forbes, CBS News, Wall Street Journal и менее громких. Дальше краткий художественный пересказ…
Вы думаете, что невозможно ненавидеть совещания больше, чем их уже ненавидят ваши сотрудники. Но вы ошибаетесь.
Совещания заслужили репутацию неизбежного зла. Неясные цели, запутанные презентации, уход от темы, зевающие коллеги и срочная работа делают их невыносимыми. Тут и подкрадываются разные советы по оптимизации и повышению эффективности. Далеко не все они безвредны, часто широко цитируемые “передовые практики” только усугубляют ситуацию.
Совет 1. Назначьте встречу в неурочное время, чтобы взбодрить сотрудников. Они будут счастливы прийти пораньше, уйти попозже или начать в 13:07.
Совет 2. Разрешите проводить совещания только по средам. Ведь было бы здорово иметь возможность ходить к врачу, на родительские собрания, ездить к маме, убираться и делать покупки только по средам. Не успел за день — жди следующей среды. Зато все остальное время продуктивно готовишься к среде.
Совет 3. Не приглашайте больше 7 человек. Актуальный совет для гостеприимных хозяек, чтобы не превращать культурное чаепитие в балаган. Но целью может быть как раз максимально широкий охват заинтересованных лиц с последующим фидбэком.
Советы 4 и 5. Заставьте всех стоять, ограничьте время собрания 15 минутами. Собрание пройдет быстрее, никто не заснет + дискомфорт — двигатель прогресса, см. картинку ниже. Зато можно будет чаще встречаться.
Картинка из статьи Harvard Business Review 2016 года, там про неоднозначную пользу стендап-митингов
Совет 6. Проведите предварительную встречу по поводу будущей встречи. Которая в реальности нужна почти никогда. Стратегические планы формата “как управлять вселенной, не привлекая внимания санитаров” сейчас в расчет не берем.
Совет 7. Используйте “переходящий жезл”, чтобы встречающиеся говорили по очереди и не перебивали друг друга. Но если вы не воспитатель детского сада, Panopto рекомендует воздержаться от таких радикальных мер, а лучше задуматься о корпоративной культуре.
Совет 8. Избегайте PowerPoint (потому что его запретил у себя Амазон). Вы работаете в Амазоне? Тогда просто разошлите презентацию заранее, а на встрече уже обсуждайте. Радикальные меры оставьте Амазону.
Совет 9. Придумайте, как стимулировать сотрудников, посещающих собрания (еда, деньги, подарки). Тут без комментариев, можно почитать педагогическую литературу про то, стоит ли платить детям за пятерки. Каждый выбирает для себя (c).
Совет 10. Назначьте ассистента, который будет вести протокол. Ради этого пункта весь пост и затевался. Там дальше реклама автоматической расшифровки и поиска по записи. Ассистент — это затраты времени и денег.
На самом деле не все так однозначно, и что-то из этих вредных советов может стать неплохим решением для вашей компании. Так что просто с целью напомнить, что такое бывает)
P.S. Еще у нас был пост советов “Как вежливо перебить собеседника во время видеоконференции”, кому жизненно необходимо.
Подписывайтесь на наш Дзен или Телеграм (@vcs_su), выбираем для вас все самое интересное из мира видеосвязи и коммуникаций!
