Неиспользуемые переговорные комнаты могут обходиться организациям в тысячи долларов ежегодно. В крупных корпорациях эта цифра может возрасти до сотен тысяч долларов.
Когда возникают так называемые призрачные встречи — ghost meetings:
- люди бронируют, по разным причинам не приходят, но забывают отменить бронирование
- предыдущая встреча затягивается, следующая отменяется, часть времени переговорка пустует
- повторяющиеся встречи не всегда проводятся по расписанию, их забывают отменить
В большинстве организаций нет никакой ответственности за несвоевременную отмену бронирования.
Усугубляют эффект ошибки в системе или ее недоработки. Система, например, не отслеживает перекрытия. Возникает двойное бронирование внахлёст, одна или обе стороны находят новое место, при этом старое бронирование остается и комната числится занятой. Или ПО не отправляет напоминания, не позволяет быстро найти альтернативу, удобно перенести/отменить бронирование.
Из полезных советов — пороговые значения для количества неподтвержденных встреч: повторяющиеся встречи должны заранее подтверждаться. Если они не были подтверждены N раз, комната автоматически удаляется из расписания встреч, а организатора и участников уведомляют об отмене из-за отсутствия подтверждения.
Следите за нашими новостями в Телеграм и Яндекс.Дзен
